1. Abteilungen erstellen
In teamatic können Sie Abteilungen anlegen und Ihre Mitarbeiter mit diesen verknüpfen. Abteilungen sind später für den Einsatzplan und die Arbeitszeitauswertung relevant.
- Über den Menüpunkt „Personal“ können Sie im Punkt Abteilungen eine neue Abteilung anlegen.
- Über den Button "+ Abteilung" kommen Sie in ein neues, leeres Abteilungsprofil.
- Tragen Sie bitte unter "Titel" einen Namen für die Abteilung ein.
- Optional können Sie hier einen Manager für diese Abteilung auswählen, der dann automatisch die Teamleiter-Berechtigung für diese Abteilung hat und Schichtpläne anlegen oder Urlaubsanträge verwalten kann.
- Wählen Sie aus, ob diese Abteilung eine Schichtplanung im Monats- oder Wochenrhythmus hat.
- Tragen Sie den Standort der Abteilung ein.
- Anschließend klicken Sie auf „Speichern“.
Weitere Hinweise und FAQs finden Sie unter "Abteilungen erstellen und bearbeiten".
2. Erstellen von Qualifikationen - Dieser Schritt ist nur relevant, wenn Sie Einsatzpläne nutzen -
In diesem Schritt können Sie Qualifikationen erstellen und Mitarbeitern in den Personaleinstellungen zuordnen. Qualifikationen werden bei der Einsatzplanung berücksichtigt, um die richtigen Mitarbeiter für den richtigen Einsatzbereich innerhalb der Einsatzplanung festzulegen.
- Gehen Sie über „Einstellungen“ auf „Qualifikationen“. Dort können Sie hinter dem Plus einen Namen für die neue Qualifikation festlegen und diese mit „Enter“ erstellen. Hinweis: Benennen Sie Qualifikationen wie Einsatzbereiche z.B. Koch, Barkeeper, Service
- Die Farbe der Qualifikation können Sie mit einem Klick auf das Farbfeld ändern.
Weitere Hinweise und FAQs finden Sie unter "Qualifikationen anlegen und verwalten".
3. Einrichtung von Pausenprofilen
In Teamatic können Sie die Zeitberechnung für Pausen automatisieren. Dazu können Sie Pausenprofile erstellen und im Vertrag der Mitarbeiter hinterlegen.
- Über die „Einstellungen“ können Sie "Pausen" auswählen und dann ein neues Pausenprofil über den Button "+ Pausenprofil" anlegen.
- Geben Sie dem Profil zuerst einen Titel. Das ist wichtig für die richtige Verknüpfung im Vertrag.
- Sollte es in Ihrem Unternehmen eine feste Mittagspause von beispielsweise 12.00 Uhr bis 13.00 Uhr geben, so stellen Sie diese unter „Feste Pausen“ ein. Den Mitarbeitern wird in diesem Fall an ausgewählten Tagen eine Stunde Pause von 12.00 - 13.00 Uhr abgezogen. Wenn Mitarbeiter länger Pause machen und sich dafür ein- und ausstempeln wird die zusätzliche Zeit auf die automatische aufsummiert.
- Falls Sie keine festen Pausen haben, sondern automatische Pausen ab einer gewissen Arbeitszeit berechnen wollen, können Sie dies hier individuell einstellen. Beispielsweise können Sie so den gesetzlichen Rahmenbedingungen folgen und ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden mindestens 30 Minuten Pause und bei einer Arbeitszeit ab 9 Stunden mindestens 45 Min berechnen.
- Sie können natürlich auch andere feste oder automatische Pausenregelungen definieren oder diese kombinieren.
- Wenn Sie die Pausenregelung korrekt angelegt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Weitere Hinweise und FAQs finden Sie unter "Pausenprofile erstellen".
4. Einrichtung von Regelprofilen - Dieser Schritt ist optional -
Für eine rechtssichere Handhabung von teamatic gibt es verschiedene Arbeitszeitregeln, die Sie in den Regelprofilen einstellen können. Diese können Sie später im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters hinterlegen, um somit den Rahmen sowie die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen. Diesen Schritt können Sie überspringen, wenn Sie keine Arbeitszeitregeln haben.
- Die entsprechenden Optionen finden Sie in den Einstellungen, Systemeinstellungen unter "Regeln".
- Über den Button "+ Regelprofil" können Sie ein neues Profil hinzufügen.
- Geben Sie einen passenden Titel an, um die Verknüpfung im Vertrag von Mitarbeitern zu vereinfachen. Sinnvoll ist hier der Name einer Berufsbezeichnung
- Anschließend können Sie Regeln zum Stempeln von Zeiten definieren.
- Das früheste Einstempeln definiert, ab wann die Arbeitszeit gezählt wird (z.B. 07:30 Uhr).
- Das späteste Ausstempeln definiert einen Zeitpunkt, zu dem Mitarbeiter automatisch ausgestempelt werden (z.B. 18.00 Uhr).
- Das automatische Ausstempeln definiert eine Dauer der Arbeitszeit, nach der Mitarbeiter automatisch abgestempelt werden (z.B. 8:00h).
- Die Ruhezeit zwischen den Diensten definiert, wieviele Stunden zwischen Arbeitseinsätzen vergehen müssen. Bei Nichtbeachtung werden Benachrichtigungen verschickt (z.B. 11:00h).
- Für den Fall, dass Sie einen Mitarbeiter im Einsatzplan weniger einplanen als Sie es vertraglich festgelegt haben, können Sie hier im Regelprofil definieren, dass diese Stunden nicht als Unterstunden berechnet werden.
- Unter dem Punkt „Arbeitszeiten“ können Sie Regeln für die Arbeitszeit hinterlegen. Dazu gehören minimale bzw. maximale Arbeits-, Unter oder Überstunden. Falls Mitarbeiter gegen diese Regeln verstoßen werden sie benachrichtigt.
- Geben Sie bei Bedarf an, wieviele Urlaubstage Mitarbeiter dieses Regelprofils bei einer 5-Tage-Woche zugesichert bekommen. Diese werden dann im Arbeitsvertrag berücksichtigt und bei weniger oder mehr als fünf Arbeitstagen die Woche entsprechend angepasst.
- Nun geben Sie an, ob Mitarbeiter mit diesem Regelprofil Entgeltfortzahlung erhalten. Diese ist laut deutschem Arbeitsgesetzt jedem Mitarbeiter zu zahlen. Falls Sie diese deaktivieren wollen, informieren Sie sich inwieweit dies mit der aktuellen Gesetzgebung vereinbar ist.
- Wenn Sie alle Regeln in Ihrem neuen Profil angelegt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Weitere Hinweise und FAQs finden Sie unter "Regeln erstellen und verwalten".
5. Einrichtung von Zuschlägen - Dieser Schritt ist optional -
Zuschlagsprofile regeln die Zuschläge, die Sie Mitarbeitern laut Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung zahlen. Wenn Sie keine Zuschläge zahlen, können Sie diesen Schritt überspringen.
- Um Zuschlagsprofile zu erstellen, gehen Sie über den Menüpunkt "Einstellungen“ in die Systemeinstellungen und wählen den Unterpunkt "Zuschläge" aus. Klicken Sie hier auf den Button "+ Zuschlagsprofil".
- Geben Sie dem neuen Profil einen Titel, um es später im Vertrag zu verknüpfen.
- Nun können Sie Zeiträume, Zuschlagsart und -höhe und die entsprechende DATEV-ID für Zuschläge einstellen.
- Sie können Zuschläge für Arbeits- und Feiertage, auf Überstunden oder auf bestimmte Tage definieren.
- Wählen Sie den gewünschten Zuschlag aus und tragen die entsprechenden Informationen zu Beginn, Ende, Zuschlagshöhe in Prozent oder Euro/Stunde sowie falls gewünscht die DATEV-ID ein.
- Klicken Sie auf "Speichern", damit ist das Zuschlagsprofil erstellt.
Weitere Hinweise und FAQs finden Sie unter "Zuschläge erstellen und verwalten".
6. Erstellen von Pauschalen
In diesem Schritt können Sie verschiedene Pauschalen anlegen. Pauschalen können von Mitarbeitern als Ersatz oder Zusatz zu manuellen Stempeln eingebucht werden beispielsweise bei Schulungen oder für die Berufsschule.
- Neue Pauschalen können Sie im Bereich Systemeinstellungen im Unterpunkt "Pauschalen" über den Button "+ Pauschale" erstellt werden.
- Hier können Sie nun die Parameter der Pauschale einstellen. Geben Sie zuerst einen sinnvollen Namen der Pauschale ein, um diese bei einer Buchung genau zuordnen zu können.
- Unter "Zeitberechnung bei Pauschalbuchung" geben Sie an, wieviele "Ist-Stunden" pauschal berechnet werden sollen. Falls Sie einen Prozentsatz der Soll-Stunden des Tages berechnen wollen, so müssen Sie die Soll-Stunden angeben, welche berechnet werden, wenn laut Vertrag keine hinterlegt sind.
- Geben Sie außerdem an, ob gestempelte Zeiten an Tagen mit Pauschalbuchung auf die hinterlegten Pauschalen addiert werden sollen oder ob die gestempelten Zeiten ignoriert werden.
- Falls ein Bonus in Form eines Geldbetrags bei Buchung der Pauschale ausgezahlt werden soll, so können Sie diesen als Bonuszahlung angeben.
- Anschließend können Sie noch wählen, ob der Mitarbeiter bei Buchung der Pauschale im Einsatzplan als abwesend markiert wird und ob Mitarbeiter die Pauschale eigenständig buchen dürfen. Falls nicht, können nur Teamleiter und Administratoren diese Pauschalbuchung für Mitarbeiter hinterlegen.
- Mit einem Klick auf "Speichern" ist die Pauschale angelegt und kann für Mitarbeiter gebucht werden.
Weitere Hinweise und FAQs finden Sie unter "Pauschalen erstellen und verwalten".
7. Erstellen von Mitarbeiterprofilen
Jetzt starten wir mit dem Anlegen von Mitarbeitern. Als Administrator können Sie entweder selbst Mitarbeiter anlegen und verwalten oder Sie übertragen einem angelegten Mitarbeiter das entsprechende Berechtigungsprofi, damit dieser die Personalverwaltung zu seiner Aufgabe macht.
- Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, gehen Sie über das Menü auf "Personal".
- Klicken Sie nun auf den Button "+ Mitarbeiter". Es öffnet sich nun ein leeres Mitarbeiterprofil.
- Füllen Sie zuerst die Stammdaten des Mitarbeiter aus. Dazu gehören vor allem der Name und das Bundesland, aus dem der Mitarbeiter kommt. Felder mit einem Stern sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.
- Optional können Sie dem Mitarbeiter auch ein Profilbild hochladen, eine Mobilfunknummer hinterlegen und eine Personalnummer eintragen.
- Anschließend können Sie dem Mitarbeiter eine oder mehrere zuvor angelegte Abteilung(en) zuordnen, indem Sie in das Feld "Abteilungen" klicken und die entsprechende Abteilung auswählen. Der gewählten Abteilung ist der Mitarbeiter von nun an zugehörig, kann die Einsatzpläne der Abteilung sehen und wird in diesen gelistet. Zum Entfernen einer Abteilung klicken Sie das „Löschen-Icon“. Sie können einem Mitarbeiter auch mehrer Abteilungen zuordnen.
- Geben Sie dem Mitarbeiter einen beliebigen, aber passenden Benutzernamen. Die Endung @unternehmenskürzel wird automatisch eingetragen. Mit dem Benutzernamen können sich Mitarbeiter sowohl in der Web-Anwendung als auch in der App anmelden.
- Wählen Sie unter dem Punkt „Zeiterfassung“ aus, worüber der Mitarbeiter Zeiten erfassen soll. Für die Nutzung der Web-Anwendung ist eine E-Mail-Adresse des Mitarbeiter vorteilhaft, da darüber die Einladungen verschickt werden. Falls keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird stattdessen die des Unternehmens verwendet. Für die Nutzung des Terminals ist ein Chip oder eine Stempelkarte nötig. Geben Sie die darauf hinterlegte Nummer unter dem Feld "RFID-Tag" an, damit das System die Zeitbuchungen korrekt zuordnen kann.
- Nun können Sie dem Mitarbeiter „Qualifikationen“ hinzufügen. Diese haben Sie bestenfalls in den Einstellungen schon angelegt und können hier zugeordnet werden. Beginnen Sie einfach mit dem Tippen der Qualifikation und bestätigen Sie per Mausklick.
- Abschließend wählen Sie für den Mitarbeiter die Berechtigungen aus. Diese sind nach Themenbereichen sortiert. Jeder Bereich verfügt über Berechtigungsprofile. Normale Mitarbeiter können in den Bereichen nur ihre eigenen Daten sehen. Teamleiter können die Daten der Mitarbeiter ihrer zugehörigen Abteilung(en) sehen. Sie können dabei einstellen, für welche Abteilungen der Zugriff berechtigt ist. Administratoren haben grundsätzlich Zugriff auf alles. Hinweis: Gehen Sie behutsam mit der Vergabe der Berechtigungen um und halten Sie den Administrationsbereich bei einem oder nur wenigen Mitarbeitern.
- Klicken Sie dann auf „Speichern“. Sie haben nun einen Mitarbeiter angelegt.
➡ Bitte legen Sie nun all Ihre Mitarbeiter nach diesem Leitfaden (Schritt 7) an.
Lesen Sie bei Fragen gerne den Handbucheintrag und die FAQs unter "Mitarbeiterprofil erstellen und bearbeiten".
8. Erstellen von Arbeitsverträgen
Nun kommen wir zur Grundlage für die Zeitberechnung in teamatic - den Arbeitsverträgen.
Arbeitsverträge in teamatic spiegeln den realen Arbeitsvertrag in Teilen wider und sind Ausgangspunkt für die Zeiterfassung und arbeitsrechtliche Regeln. Dabei sind nur jene Bereiche des Vertrags interessant, welche für die Zeiterfassung und die Einsatzplanung relevant sind. Außerdem sollten Sie Vorgaben aus Betrieb oder Abteilung zu Pausenzeiten, frühestem Kommen und spätesten Gehen bereits über die Pausenprofile und Regelprofile hinterlegt haben.
- Über den Menüpunkt "Personal" kommen Sie auf die Übersicht Ihrer Mitarbeiter. Klicken Sie nun auf den Mitarbeiter, bei dem Sie einen Arbeitsvertrag hinterlegen möchten und dann auf den Tab "Arbeitsverhältnis".
- Über den Button "+ Vertrag" rechts oben können Sie nun einen neuen Vertrag anlegen.
- Tragen Sie zunächst unter "Arbeitsvertrag" die allgemeinen Vertragsgrundlagen ein.
- Tragen Sie eine Berufsbezeichnung ein. Wählen Sie den Beschäftigungsumfang sowie entweder Haupt- oder Nebenbeschäftigung aus.
- Kontrollieren Sie den Vertragsbeginn und geben Sie optional ein Ende der Probezeit an. Dies kann für spätere Nachverfolgung hilfreich sein.
- Kreuzen Sie bei Bedarf "Vertrag ist befristet" an und tragen Sie ein entsprechendes Vertragsende ein.
- Sollte der Mitarbeiter schon länger beschäftigt sein als Sie teamatic nutzen, können Sie das Feld "Erfassungsbeginn in teamatic" nutzen, um den Beginn der Zeiterfassung zu bestimmen.
- Wählen Sie nun, ob der Mitarbeiter ein Zeit- oder ein Lohnkonto hat. Dies ist für die korrekte Arbeitszeiterfassung essenziell. Mitarbeiter mit einem Zeitkonto führen ein Gleitzeitkonto und können Über- oder Unterstunden sammeln. Diese werden monatlich übertragen. Bei Mitarbeitern mit einem Lohnkonto werden alle geleisteten Arbeitsstunden aufsummiert und monatlich ausbezahlt. Jeder neue Monat beginn in diesem Fall mit 0 Stunden.
- Im Abschnitt "Regelungen" können Sie dem Mitarbeiter bereits in den "Einstellungen" angelegte Profile für Pausen, Regeln und Zuschläge zuordnen. Falls Sie die hinterlegten Daten aus den Profilen nicht mehr kennen, können Sie auf das "Info-Icon" klicken, um den Inhalt ein- und auszublenden.
- Als Nächstes können Sie dem Mitarbeiter die Arbeitszeit eintragen.
- Handelt es sich um eine feste Arbeitszeit, dann wählen sie „Feste Arbeitszeit“. Sollte es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell handeln wählen Sie "Flexible Arbeitszeit".
- Wählen Sie nun aus, ob die Zeiterfassung in "Normalzeit" (z.B. 20:30 h/Woche) oder "Industriezeit" (20,5 h/Woche) erfolgen soll und geben Sie entsprechend im nächsten Feld die wöchentliche Arbeitszeit ein. Geben Sie bei einem flexiblen Arbeitszeitmodell die Soll-Stunden pro Woche an. Denken Sie daran, dass Pausenzeiten bei der täglichen Arbeitszeit nach dem Arbeitsrecht nicht mitzuzählen sind.
- Klicken Sie nun auf die Tage, an denen gearbeitet werden soll und tragen Sie bei einer festen Arbeitszeit einen "Beginn" und ein "Ende" des Arbeitstags ein. Sie können auch unterschiedliche Tage mit unterschiedlichen Arbeitszeiten festlegen. Klicken Sie dazu auf "+ Zeiten hinzufügen“, um eine weitere Zeile hinzuzufügen.
- Bei einem flexiblen Arbeitszeitmodell können Sie optional die Kernarbeitszeit eintragen. Unter Kernarbeitszeit versteht sich ein Zeitfenster, in dem auf jeden Fall Anwesenheitspflicht besteht. Auch hier können Sie mehrere Tage mit unterschiedlichen Soll-Stunden auswählen. Achten Sie bei beiden Arbeitszeitmodellen auf eventuelle Verstöße gegen das deutsche Arbeitsrecht. Bei einem Verstoß erhalten Sie eine Benachrichtigung von teamatic. Falls Sie diese ignorieren möchten, können Sie das tun.
- Tragen Sie dem Mitarbeiter im nächsten Abschnitt den Jahresurlaub ein. Dieser ergibt sich aus dem gesetzlichen Jahresurlaub und individuell gewährten Urlaubstagen. Der gesetzliche Jahresurlaub wird Ihnen bereits, je nach gewählten Arbeitszeiten, eingetragen. Falls Sie diesen überschreiben möchten, können Sie das tun. Wir empfehlen allerdings eine Einhaltung der gesetzlichen Regularien. Falls Sie dem Mitarbeitern mehr als das gesetzliche Minimum an Urlaubsanspruch geben wollen, können Sie die Differenz aus gesetzlichem Anspruch und zusätzlichen Tagen als zusätzliche Tage eintragen. Hinweis: Der gesetzliche Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer wird wie folgt berechnet: (24 / 6) * Wochenarbeitstage = Urlaubsanspruch. In einigen Fällen steht Arbeitnehmern auch mehr Urlaub zu, beispielsweise minderjährigen oder schwerbehinderten Mitarbeitern.
- Im Abschnitt "Übernahme bestehender Daten" können Sie eine Stundenanzahl eintragen, die Sie aus einem vorherigen Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen in den neuen Vertrag übernehmen. Auch Urlaubstage können übernommen werden. Dies ist sinnvoll, wenn es noch Urlaubsanspruch aus vergangenen Jahren gibt, welcher nicht in teamatic erfasst wurde. Hinweis: Überstunden und Überstunden-Übernahme sowie Verfall müssen zwingend vertraglich oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten sein.
- Wenn Sie mit der Eingabe aller notwenigen Inhalte fertig sind, speichern Sie den Vertrag.
- Falls Ihr Mitarbeiter den Vertrag unterjährig beginnt oder beendet, werden Sie zum Abschluss gebeten, den Jahresurlaub mit einer Ausgleichsbuchung anzupassen. Setzen Sie das Jahr, für das Sie eine Ausgleichsbuchung durchführen möchten, auf "an" und verringern Sie den Urlaubsanspruch durch das Eintragen der Zahl. Fügen Sie einen Kommentar hinzu und klicken Sie anschließend auf "Urlaubsanpassung speichern". Wenn Sie den Urlaubsanspruch nicht anpassen möchten, klicken Sie auf "Speichern ohne Anpassung".
- Nun ist der Vertrag für den gewählten Mitarbeiter angelegt und die Arbeitszeiten können erfasst werden. Die erfassten Zeiten sehen Sie im Menüpunkt "Arbeitszeit".
Den Handbucheintrag und die FAQs finden Sie unter "einen Arbeitsvertrag anlegen".
9. Mitarbeiter einladen
Sie haben nun die wichtigsten Einstellungen getätigt und Mitarbeiterverträge angelegt. Nun können Sie Ihren Mitarbeiters eine Einladung für teamatic senden. In der E-Mail erhält der Mitarbeiter seinen Benutzernamen und einen Link zu teamatic, über den er ein persönliches Passwort für seinen Login festlegen kann. Nach dem Login hat der Mitarbeiter Zugriff auf sein Profil, die gestempelten Zeiten, Urlaubsanträge und Krankheitstage sowie je nach Berechtigung weitere Darstellungen.
- Angelegte Mitarbeiter finden Sie über den Menüpunkt "Personal".
- Klicken Sie hier auf den Mitarbeiter, den Sie zu teamatic einladen möchten. Hier gelangen Sie in das "Mitarbeiterprofl".
- Im Bereich "Zugangsdaten" können Sie die Zugangsdaten über den Button "Einladen" versenden.
Hinweis: Falls der Mitarbeiter keine eingetragene E-Mail-Adresse hat, werden die Zugangsdaten an die E-Mail-Adresse der Firma geschickt und Sie müssen dem Mitarbeiter die Zugangsdaten weiterleiten.
Den Handbucheintrag und die FAQs finden Sie unter "Mitarbeiter einladen".
Sie haben die Ersteinrichtung nun erfolgreich abgeschlossen! Ihre Mitarbeiter können jetzt Arbeitszeiten über teamatic erfassen.