Zeiterfassungsregeln definieren

Für eine rechtssichere Handhabung von teamatic gibt es verschiedene Arbeitszeitregeln, die Sie in den Regelprofilen definieren können. Diese können Sie später im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters hinterlegen, um somit den Rahmen sowie die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen.

  1. Die entsprechenden Optionen finden Sie in den Einstellungen, Systemeinstellungen unter "Regeln".
  2. Über den Button "+ Regelprofil" können Sie ein neues Profil hinzufügen, per Klick auf ein bestehendes Profil können Sie dieses anpassen.
  3. Geben Sie einen passenden Titel an, um die Verknüpfung im Mitarbeitervertrag zu vereinfachen. Sinnvoll ist hier der Name einer Berufsbezeichnung
  4. Anschließend können Sie Regeln zum Stempeln von Zeiten definieren. 
    • Das früheste Einstempeln definiert, ab wann Mitarbeiter frühestens einstempeln dürfen (z.B. 07:30 Uhr).
    • Das späteste Ausstempeln definiert einen Zeitpunkt, zu dem Mitarbeiter automatisch ausgestempelt werden (z.B. 18.00 Uhr).
    • Das automatische Ausstempeln definiert die Dauer der Arbeitszeit, nach der Mitarbeiter automatisch abgestempelt werden (z.B. 8:00h).
    • Die Ruhezeit zwischen den Diensten definiert, wieviele Stunden zwischen Arbeitseinsätzen vergehen müssen (z.B. 11:00h).
    • Bei Nichtbeachtung der Arbeitszeitregeln erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigungen.
  5. Unter dem Punkt „Arbeitszeiten“ können Sie Regeln für die Arbeitszeit hinterlegen. Dazu gehören minimale bzw. maximale Arbeits-, Unter oder Überstunden. Falls ein Mitarbeiter gegen diese Regeln verstoßen sollte, wird er benachrichtigt.
  6. Geben Sie bei Bedarf an, wieviele Urlaubstage Mitarbeiter dieses Regelprofils bei einer 5-Tage-Woche zugesichert bekommen. Diese werden dann im Arbeitsvertrag berücksichtigt und bei weniger oder mehr als fünf Arbeitstagen die Woche entsprechend angepasst.
  7. Nun geben Sie an, ob Mitarbeiter mit diesem Regelprofil Entgeltfortzahlung erhalten. Diese ist laut deutschem Arbeitsgesetzt jedem Mitarbeiter zu zahlen. Falls Sie die Entgeltfortzahlung deaktivieren möchten, informieren Sie sich inwieweit dies mit der aktuellen Gesetzgebung vereinbar ist.
  8. Wenn Sie alle Regeln in Ihrem neuen Profil angelegt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
  9. Sollten Sie ein Regelprofil bearbeiten oder löschen wollen, können Sie in der Übersichtsliste eine Regel auswählen und bearbeiten bzw. löschen. Achten Sie auf bereits vorhandene Verknüpfungen in Arbeitsverträgen.

Hinweis: Beim Anlegen eines neuen Vertrages, können Sie auf ein angelegtes Regelprofil zurückgreifen und wählen somit die Rahmenbedingungen, in denen der Mitarbeiter arbeitet. Sollten festgelegte Regeln bei diesem Mitarbeiter dann gebrochen werden, wird der Mitarbeiter benachrichtigt.

Fallbeispiel erwachsene Vollzeitkraft:
maximal 10 Stunden am Tag
Ruhezeit zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn: 11 Stunden
Sonstige Einstellungen entnehmen Sie Ihren innerbetrieblichen Regelungen

Fallbeispiel minderjährige Arbeitnehmer:
Frühestes Einstempeln 6:00 Uhr
Spätestes ausstempeln 20:00 Uhr
Ruhezeit zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn: 12 Stunden
Maximale Arbeitszeit pro Tag: 8,5 Stunden


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