Arbeitsverträge anlegen

Die Grundlage für die Zeitberechnung in teamatic sind Arbeitsverträge. Mit der Berechtigung zum Teamleiter oder als Administrator können Sie Mitarbeitern einen Vertrag hinterlegen. Arbeitsverträge in teamatic spiegeln den realen Arbeitsvertrag in Teilen wider und stellen den Ausgangspunkt für die Zeiterfassung und für bestimmte arbeitsrechtliche Regeln dar. Dabei sind nur jene Bereiche des Vertrags interessant, welche für die Zeiterfassung und die Einsatzplanung relevant sind. Außerdem sollten Sie bereits Vorgaben zu Pausenzeiten, frühestem Kommen und spätesten Gehen als Pausenprofile und Regelprofile hinterlegt haben.

1. Über den Menüpunkt "Personal" kommen Sie auf die Übersicht Ihrer bisher angelegten Mitarbeiter. Klicken Sie nun auf den Mitarbeiter, bei dem Sie einen Arbeitsvertrag hinterlegen möchten und dann auf den Tab "Arbeitsverhältnis". 
2. Über den Button "+ Vertrag" rechts oben können Sie nun einen neuen Vertrag anlegen.
3. Tragen Sie zunächst unter "Arbeitsvertrag" die allgemeinen Vertragsgrundlagen ein. 
   • Tragen Sie eine Berufsbezeichnung ein. Wählen Sie den Beschäftigungsumfang sowie die Haupt- oder Nebenbeschäftigung aus. 
   • Kontrollieren Sie den Vertragsbeginn und geben Sie optional ein Ende der Probezeit an. Dies kann für spätere Nachverfolgung hilfreich sein.
   • Kreuzen Sie bei Bedarf "Vertrag ist befristet" an und tragen Sie ein entsprechendes Vertragsende ein. 
   • Sollte der Mitarbeiter schon länger beschäftigt sein als Sie teamatic nutzen, können Sie das Feld "Erfassungsbeginn in teamatic" nutzen, um den Beginn der Zeiterfassung zu bestimmen.
   • Wählen Sie nun, ob der Mitarbeiter ein Zeit- oder ein Lohnkonto hat. Dies ist für die korrekte Arbeitszeiterfassung essenziell. Mitarbeiter mit einem Zeitkonto führen ein Gleitzeitkonto und können Über- oder Unterstunden sammeln. Diese werden monatlich übertragen. Bei Mitarbeitern mit einem Lohnkonto werden alle geleisteten Arbeitsstunden aufsummiert und monatlich ausbezahlt. Jeder neue Monat beginn in diesem Fall mit 0 Stunden.
4. Im Abschnitt "Regelungen" können Sie dem Mitarbeiter bereits in den "Einstellungen" angelegte Profile für Pausen, Regeln und Zuschläge zuordnen. Falls Sie die hinterlegten Daten aus den Profilen nicht mehr kennen, können Sie auf das "Info-Icon" klicken, um den Inhalt ein- und auszublenden. 
5. Als nächstes können Sie dem Mitarbeiter die Arbeitszeit eintragen. 
   • Handelt es sich um eine feste Arbeitszeit, dann wählen sie „Feste Arbeitszeit“. Sollte es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell handeln wählen Sie "Flexible Arbeitszeit". 
   • Wählen Sie nun aus, ob die Zeiterfassung in "Normalzeit" (z.B. 20:30 h/Woche) oder "Industriezeit" (20,5 h/Woche) erfolgen soll und geben Sie entsprechend im nächsten Feld die wöchentliche Arbeitszeit ein. Geben Sie bei einem flexiblen Arbeitszeitmodell die Soll-Stunden pro Woche an. Denken Sie daran, dass Pausenzeiten bei der täglichen Arbeitszeit nach dem Arbeitsrecht nicht mitzuzählen sind.
   • Klicken Sie nun auf die Tage, an denen gearbeitet werden soll und tragen Sie bei einer festen Arbeitszeit einen "Beginn" und ein "Ende" des Arbeitstags ein. Sie können auch unterschiedliche Tage mit unterschiedlichen Arbeitszeiten festlegen. Klicken Sie dazu auf "+ Zeiten hinzufügen“, um eine weitere Zeile hinzuzufügen. 
   • Bei einem flexiblen Arbeitszeitmodell können Sie optional die Kernarbeitszeit eintragen. Unter Kernarbeitszeit versteht sich ein Zeitfenster, in dem auf jeden Fall Anwesenheitspflicht besteht. Auch hier können Sie mehrere Tage mit unterschiedlichen Soll-Stunden auswählen. Achten Sie bei beiden Arbeitszeitmodellen auf eventuelle Verstöße gegen das deutsche Arbeitsrecht. Bei einem Verstoß erhalten Sie eine Benachrichtigung von teamatic. Falls Sie diese ignorieren möchten, können Sie das tun. 
6. Tragen Sie dem Mitarbeiter im nächsten Abschnitt den Jahresurlaub ein. Dieser ergibt sich aus dem gesetzlichen Jahresurlaub und individuell zusätzlich gewährten Urlaubstagen. Der gesetzliche Jahresurlaub wird Ihnen bereits, je nach gewählten Arbeitszeiten, eingetragen. Falls Sie diesen überschreiben möchten, können Sie das tun. Wir empfehlen allerdings eine Einhaltung der gesetzlichen Regularien. Falls Sie dem Mitarbeitern mehr als das gesetzliche Minimum an Urlaubsanspruch geben wollen, können Sie die Differenz aus gesetzlichem Anspruch und zusätzlichen Tagen als zusätzliche Tage eintragen. Hinweis: Der gesetzliche Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer wird wie folgt berechnet: (24 / 6) * Wochenarbeitstage = Urlaubsanspruch. In einigen Fällen steht Arbeitnehmern auch mehr Urlaub zu, beispielsweise minderjährigen oder schwerbehinderten Mitarbeitern.
7. Im Abschnitt "Übernahme bestehender Daten" können Sie eine Stundenanzahl eintragen, die Sie aus einem vorherigen Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen in den neuen Vertrag übernehmen. Auch Urlaubstage können übernommen werden. Dies ist sinnvoll, wenn es noch Urlaubsanspruch aus vergangenen Jahren gibt, welcher nicht in teamatic erfasst wurde. Hinweis: Überstunden und Überstunden-Übernahme sowie Verfall müssen zwingend vertraglich oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten sein.
8. Wenn Sie mit der Eingabe aller notwenigen Inhalte fertig sind, speichern Sie den Vertrag. 
9. Falls Ihr Mitarbeiter den Vertrag unterjährig beginnt oder beendet, werden Sie zum Abschluss gebeten, den Jahresurlaub mit einer Ausgleichsbuchung anzupassen. Folgen Sie hier den Vorgaben der Formularfelder. 
10. Nun ist der Vertrag für den gewählten Mitarbeiter angelegt und die Arbeitszeiten können erfasst werden. Die erfassten Zeiten sehen Sie im Menüpunkt "Arbeitszeit". 

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